In deze module ga ik je helpen bij het inrichten van de administratie van je webshop. Met het bijhouden van je administratie krijg je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf en kun je eenvoudiger de verschillende aangiften doen.
Overzicht in administratie
Belangrijk bij het starten van je bedrijf is dat je een duidelijk overzicht wilt in je financiële administratie. Zo heb je met een webshop te maken met verschillende aspecten die te maken hebben met geld:
- huur / hypotheek
- personeelskosten
- gas / water / stroom
- inkoop
- verkoop
- fulfillment kosten
- btw
- retourkosten
- verzendkosten
- terugstortingen
- betalingen in termijnen
- automatische incasso’s
- transactiekosten
- softwarelicenties
- online marketing
- media inkoop
- domeinen en hosting
Inkoop
Als je een webshop in fysieke producten hebt, krijg je al snel te maken met inkoop van een leverancier of fabrikant. Op deze inkoop zit meestal 21% BTW die je kunt verrekenen met de 21% BTW op je verkoop. Het kan zijn dat je in een branche zit waarin je een ander BTW tarief hebt. Daarnaast heb je te maken met lokale BTW tarieven.
Verkoop
De inkoop ga je vervolgens verkopen. Bij een verkoop ontvang je zowel de verkoopprijs, de verzendkosten en de BTW. Het kan zijn dat je gratis verzending aanbiedt, dan gaat dit ten koste van je marge.
BTW
Als je alleen in Nederland verkoopt dan heb je veelal te maken met het 21% tarief. Dit zit bij een Nederlandse leverancier op de inkoop en bij een Nederlandse klant op de verkoop.
Retourkosten
Als je fysieke producten verkoopt ga je retouren krijgen (mits het een product is dat mensen mogen retouren). Mensen zijn vaak redelijk precies en soms is een product net niet naar smaak of te klein of te groot of te zwaar… You get it ;). Wettelijk ben je verplicht om een klant bedenktijd te geven en de klant moet dan de mogelijkheid hebben om het product te kunnen retourneren. Hier worden verzendkosten gemaakt om het pakket weer van de klant naar jou te krijgen. Je kunt besluiten deze kosten te laten betalen door de klant of door jezelf. In het laatste scenario wordt dit een extra kostenpost.
Verzendkosten
Om het pakket bij de klant te krijgen, worden er verzendkosten gemaakt. Deze verzendkosten betaal je aan een logistieke partij zoals Sendcloud. De verzendkosten verschillen per gewicht, formaat en reisafstand.
Terugstortingen
Zodra iemand een product retour stuurt, dien je ook het aankoopbedrag terug te storten. Dit wordt ook wel een refund genoemd. Bij het doen van een refund maak je transactiekosten bij je payment provider.
Betalingen in termijnen
Veel webshops bieden betalen in termijnen aan. Vaak zijn hier kosten aan verbonden voor de webshop. Deze kosten mag je in Nederland niet doorrekenen naar de klant. Dit wordt ook wel surcharging genoemd en is verbonden in Europa volgens de PSD2 wetgeving.
Automatische incasso’s
Het kan voorkomen dat je een product op abonnement basis verkoopt. Je krijgt dan te maken met een automatische incasso. Iedere automatische incasso kost je transactiekosten bij je payment provider.
Transactiekosten
Je hebt deze post al een aantal keer voorbij zien komen. Het verdienmodel van payment providers zit in de transactiekosten. Iedere keer als er een transactie van of naar een klant gemaakt wordt verdient de payment provider hier een beetje aan. Je zult misschien denken, dat is toch maar een klein bedrag? Echter worden er miljoenen transacties per jaar gedaan, waardoor deze markt echt booming is.
Softwarelicenties
Zodra je een webshop start zul je al snel tegen de aanschaf van software licenties aanlopen:
- webshop software
- administratie software
- logistieke software
- plugins / extensies / uitbreidingen
In de komende modules kom ik hier verder op terug.
Online marketing
Om omzet te maken met je webshop dien je te investeren in online marketing. Je wilt bezoekers naar je webshop. Er zijn tal van manier om dit te realiseren. Het neemt echter een behoorlijke hap uit je omzet, maar is tevens onmisbaar om omzet te genereren. Er zijn tal van manieren om aan online marketing te doen. In latere modules kom ik hierop terug.
Media inkoop
Er zijn tal van methoden om bezoekers naar je webshop te krijgen. Webshop ondernemers doen dit veelal via online marketing. Er wordt ingekocht bij partijen als Google Ads. Dit wordt ook wel media inkoop genoemd. Je betaalt hier veelal per klik.
Domeinnamen en hosting
Als je een webshop bouwt heb je 1 of meer domeinnamen nodig. Deze domeinnamen maken je webshop toegankelijk voor het publiek. Daarnaast heb je speciale webhosting nodig voor webshops. In een latere module ga ik hier verder op in.
Categorieën in je administratie
In je administratie kun je per kostenpost een categorie aanmaken. Zo krijg je een duidelijk overzicht van kosten in je resultatenrekening. Zodra er een factuur binnenkomt kun je de factuurregel aan een categorie koppelen.
Administratie software voor je webshop
Er zijn tal van administratie pakketten beschikbaar voor webshops
- e-Boekhouden
- Exact Online (Handel)
- Moneybird
- Twinfield
Zelf heb ik veel ervaring met Moneybird en Exact Online. Er zijn tal van integraties met webshops beschikbaar. Met name Moneybird en e-Boekhouden vind ik erg geschikt voor kleine en middelgrote ondernemingen.
Voor grotere bedrijven zijn Twinfield en Exact Online (Handel) meer geschikt.
Batch betalingen verwerken
Zodra je gaat samenwerken met een betaalprovider zullen zij het ontvangen geld verzamelen en dit volgens een vaste freqentie aan je uitbetalen in een batch. Dit is 1 bedrag dat bestaat uit het totaal van bestellingen minus de totale transactiekosten over die bestellingen. Deze batch dien je de koppelen aan de facturen die je hebt aangemaakt voor je klanten. Daarnaast die je de inkoopfactuur van de transacties ook aan deze batch te koppelen. Dit proces wordt ook wel afletteren genoemd.
Stel je hebt voor 1.000,- euro verkocht en 4 bestellingen gehad. Iedere bestelling had 0,25 euro transactiekosten. De betaalprovider zal je dan 999,- euro uitbetalen. Er zal een inkoopfactuur van 1,- van Mollie bij zitten. Je dient de 4 verkoopfacturen en 1 inkoopfactuur af te letteren tegen de batch zodat het totale bedrag afgeletterd is.
Bij Moneybird hebben ze daar een mooi artikel over geschreven >
Daarnaast zijn er bij veel administratie programma’s afletter modules beschikbaar.
Aangiften doen
Zodra je de administratie goed op orde hebt wordt het tijd om de aangiften te doen. In de volgende module ga ik het met je hebben over de aangiften voor de Belastingdienst.
